Effectief vlootbeheer omvat het optimaliseren van het beheer van alle voertuigen binnen een organisatie. Dit gaat verder dan alleen een overzicht hebben van welke voertuigen tot de vloot behoren. Het houdt in dat de locaties, prestaties en statussen van elk voertuig in realtime worden gemonitord. Geavanceerde vlootbeheersystemen stellen bedrijven in staat om de exacte locatie van elk voertuig in één oogopslag te zien. Dit maakt een juiste routeplanning en optimalisatie mogelijk, waardoor de efficiëntie wordt gemaximaliseerd. Hierdoor kunnen bedrijven kosten besparen door brandstofverbruik te verminderen, onderhoud te optimaliseren en de operationele efficiëntie te verbeteren.

Vlootbeheer biedt ook inzicht in rijgedrag, zoals snelheidsovertredingen en onnodig stationair draaien van motoren. Bovendien stelt het beheersysteem de identificatie en planning van onderhoudsbehoeften op basis van daadwerkelijk gebruik mogelijk, in plaats van te voldoen aan vaste onderhoudsschema's. Dit verlengt de levensduur van voertuigen en minimaliseert onverwachte stilstand van de vloot.